岗位职责

Administration

行政管理

·  Provides administrative support to Division Head and ensures the implementation of hotel policies, standards, and procedures as they apply to the administrative functions.

为部门负责人提供行政支持，确保酒店应用于行政职能的政策、标准及流程的实施。

·  Locates and attaches appropriate file correspondence to be answered by Division Head.

为需要分部负责人回复的信件找到并附上有关档案。

·  Types, files, and upkeeps of all private and confidential matters related to the department.

打印、存档并更新与部门相关的所有个人及机密文件。

·  Sets up a systematic and efficient filing system, both for hard files as well as all electronic data, that enables quick retrieval. 

建立系统及高效的电子档案和文字档案系统，以利快速查找。

·  Ensures all files are kept up to date at all times.

确保随时更新所有档案。

·  Prepares the relevant materials for all meetings attended by the Division Head: Daily Operations Meeting, Executive Committee Meetings, Departmental Meetings and ad hoc meetings.

为分部负责人参加的所有会议准备相关材料：每日运营会议、行政委员会议、部门会议及临时召开的会议。

·  Answers telephone and gives information to callers or routes call to appropriate official and places outgoing calls.

应答电话或将电话转给适当的人，拨打外线电话。

·  Greets visitors, ascertains nature of business, and conducts visitors to appropriate employee.

欢迎来访者，确定业务性质并将来访者引荐给适当的同事。

·  Makes copies of correspondence or other printed matter.

复印信件或其他打印文件。

·  Prepares outgoing mail.

准备发出的信件。

·  Types, takes dictation and minutes, drafts letters, files and traces, composes correspondences.

打字、记录口述及会议纪录，草拟信件、存档及追踪，撰写回函。

·  Monitors and maintains the proper appearance of the Division’s office area.

监控并保持分部办公区域的美观。

·  Reads and routes incoming mail and outgoing correspondences.

阅读并分拣往来信件。

·  Handles outgoing mails by courier.

寄送快递。

·  Ensures travel authorisation form are fully completed and signed by the respective executive before handed to the Director of Finance for signature.

在将出差申请表送交财务总监签字前，确认其填写完整并由相关负责人签字完毕。